Organización de Coros Vocacionales (2da. Parte)

1. Planificación

Luego de asegurarnos que contamos con las condiciones humanas mínimas para un trabajo decente, según se vio en la Primera Parte, es hora de establecer las condiciones materiales correspondientes, y para ello, hemos de planificar. Esta primera planificación se refiere al corto y mediano plazos, es decir, algo así como el primer y segundo año de existencia.

Lo primero que se necesita para una correcta planificación es conocer el entorno en el que el coro se creará y funcionará. Observe el entorno de su comunidad, congregación religiosa o empresa para determinar los factores que le ayudarán así como aquellos que puedan obstaculizar el proyecto. Así, el primer paso será determinar el "inventario humano", es decir, con cuántos cantantes se puede contar para iniciar el proyecto y si es posible, las habilidades musicales de tales cantantes. Con ello, podemos determinar el tipo de coro que comenzará, es decir, el núcleo inicial, pues la tendencia usual es que, cuando la comunidad comienza a ver los logros, se aumente la oferta de cantantes.

Como se verá a propósito de la organización artística, más adelante, la otra cuestión inicial será la elección del repertorio, el cual deberá ser adecuado a ese inventario inicial. Piénsese en el coro como una empresa cultural que ofrece determinados bienes y servicios a su público, aunque tengamos claro que no tiene fin de lucro ni carácter comercial. En este sentido, el coro debe contar con una determinada materia prima (las obras que componen el repertorio), una determinada capacidad industrial (los cantantes que procesan esa materia prima para transformarla en algo que ofrecer) y productos finales que son suministrados al público (las obras ejecutadas). Este esquema será muy importante al momento en que tratemos el tema de la calidad.

Con estas sencillas bases, es hora de prestar atención al establecimiento industrial: El local del coro. Para los coros vocacionales no debería ser tan complejo el conseguir un local de ensayos; pero eso no siempre es así. Los coros religiosos y empresariales, así como los relativos a escuelas y colegios, usualmente tienen mayor facilidad pues podrán contar con el apoyo, en cuanto a local, de su iglesia, centro educativo o empresa. Pero con los independientes, la cosa puede complicarse un poco. No obstante, cuando observe el entorno, hágase una lista de opciones para locales de ensayo (salones comunales, dependencias de templos religiosos, ONG's, etc.) que puedan estar dispuestos a colaborar; y en última instancia, una casa de familia, opción esta que no reunirá las mejores condiciones acústicas, pero si de arrancar se trata, echemos mano de ella.

Cuando tengamos el local inicial, llega el momento de inventariar cantantes, es decir, el reclutamiento. Este es un proceso de carácter artístico y técnico que se tratará más detalladamente en su parte correspondiente, pero como en este artículo nos interesan las cuestiones administrativas, es necesario observar que en este proceso habrá que prestar atención a la primera aparición del tema de la calidad. Cuanto mejores cantantes se consigan, mejores serán las perspectivas para lograr un buen coro.

El número de cantantes a seleccionar depende de una ecuación lógica: Si se quiere un coro de cámara no es conveniente sobrepasar los veintitantos integrantes, pues un coro de cámara, como su nombre lo indica, se supone que cantará en espacios cerrados y relativamente pequeños (cámara=sala o habitación); por el contrario, el número de integrantes podrá estar determinado por la oferta y así, aunque pretendamos tener 40 integrantes, sólo se ha podido recultar 18. En este sentido, observe cuál de los factores (oferta o demanda) será el preponderante cuando decida la integración. Así, a propósito de la planificación, si establece el tipo de coro, así planificará el reclutamiento.

Tenemos ya los dos elementos iniciales para planificar actividades: El coro (maquinaria industrial) y el repertorio (materia prima); con ello estamos en posición de determinar la primera entrega de productos: Nuestro primer concierto. Tomando en cuenta el nivel y condiciones de los integrantes y el nivel de complejidad del repertorio, podremos calcular con cierta aproximación, las fechas posibles de esta primera presentación. Si el nivel puede calificarse de "normal" (ya veremos a qué se refiere este término) y el repertorio es relativamente sencillo, el primer concierto pudiera estarse realizando después de cumplido el séptimo mes de preparación (tomando en cuenta un régimen de ensayos de 5 horas semanales, distribuidas en dos días).

Elija el lugar donde se presentarán y así comienza otra etapa de la planificación. En este caso, se debe planificar sobre las cuestiones materiales necesarias para una presentación digna. Para comenzar, elija un sitio donde el traslado del coro no requiera de movilización especial, es decir, nos presentamos en la misma comunidad. Luego habrá que dotar al coro de sus respectivas partituras y probablemente, de alguna ayuda tecnológica (p. ej.: CD's con la música de las obras, es decir, con la parte correspondiente). En la Capella Pax Mundi acostumbramos, como muchos otros coros del mundo, a entregar CD's con las partes grabadas a fin de que nuestros integrantes tengan mejor opción de prepararse en sus casas y familiarizarse con las obras (ya trataremos sobre el tema de los archivos .mid y . wav etc. que pueden utilizarse para estas ayudas tecnológicas). No menos importante es la cuestión del uniforme. Un uniforme es eso: Una vestimenta igual (o por lo menos, muy parecida) para todos los integrantes. No se complique con esto si no cuentan con recursos para ello. Puede plantear una vestimenta sobria (súper tradicional: Camisa blanca y pantalón negro) o puede solicitar un diseño exclusivo de una casa de modas con sede en Milán. Todo depende de con cuánto contamos para este rubro. Pero lo cierto es que hay que tomar una decisión y así poder planificar lo necesario para obtenerlo.

Por fijados los requisitos materiales, haga un cálculo de inversión y planifique de dónde saldrán esos recursos que permitan sufragarlos (desde la aportación de los mismos integrantes hasta la colaboración de empresas y personas amigas). Recuerde que como apenas se está empezando, el mercadeo del coro será bastante limitado; y cuando llegue el momento, comentaremos el asunto de los patrocinios.

Esta planificación nos lleva de cara a un asunto que para muchos puede resultar complejo, pero en realidad no es así: El de los presupuestos.

2. Los presupuestos del coro

Cuando pensamos en presupuestos, pensamos en un tema de dinero; pero en realidad, debemos enfocarlo como una herramienta de gestión. Con los presupuestos ordenamos los recursos financieros que permiten que nuestra maquinaria coral funcione. He aquí unas líneas básicas:

Presupuesto de ingresos. Lo primero que hay que determinar es la versión de ingresos. Aquí no sólo nos fijamos en la fuente (de dónde salen los recursos con que esperamos razonablemente contar) sino su cuantía, desglosada según su origen:

Ejemplo de presupuesto de ingresos

Origen	Monto	Observaciones
Aportaciones de miembros	21.000,00	1.000 colones por 20 miembros más el/la Director/a
Aportaciones de terceros	10.000,00	1.000 colones por 10 personas de buen corazón
Total:	31.000,00	- - -

Con esto sabemos con cuánto contamos para nuestro proyecto (en este caso, nuestro primer concierto). Procede ahora elaborar el presupuesto de egresos y esto amerita una explicación un poco más detallada.

La transparencia en la gestión financiera requiere de aplicación de reglas aceptadas y legalmente válidas, aunque se trate de un grupo amateur sin personería jurídica. En este sentido, el presupuesto de egresos (y el de ingresos también, obviamente) conviene ser realizado conforme a alguno de los sistemas establecidos. A continuación se elegirá uno de gran claridad y utilidad, que servirá de base también a lo que posteriormente será el "Plan General de Cuentas" del coro, y es el que se sigue en la Unión Europea, el cual también es legal en Costa Rica.

Presupuesto de egresos.- En esa línea, el Presupuesto de Egresos tiene una serie de conceptos en las columnas que indican el programa al que se asignan los gastos y en las filas, los conceptos (relacionados con las cuentas contables) a que se asignan, también dichos gastos. Con el ejemplo, quedará más claro:

Ejemplo de presupuesto de egresos

Concepto	Progr.1	Progr.2	Totales	Observaciones
Compra de CD's	4.000,00	- - -	4.000,00	20 CD's a 200 colones C/U
Reproducción de partituras	4.800,00	- - -	4.800,00	480 fotocopias a 10,00 colones C/U
Fondo de reserva
22.200,00	- - -	22.200,00	Monto que se reserva para el próximo presupuesto.
Totales:	31.000,00	- - -	31.000,00	- - -

Veamos un poco más cerca la tabla anterior: En la primera columna están los conceptos económicos (que para simplificar se pusieron crudos y no según un plan contable); en la segunda, un programa de trabajo (en este caso, el programa se refiere al primer concierto); en la tercera un segundo programa, que está en blanco por cuanto no hay ninguno en este momento, pero se incorpora para ejemplificar, puesto que el presupuesto de gastos, cuando el coro estén en pleno funcionamiento, podrá tenera varias columnas destinadas a los distintos programas; la siguiente recoge los totales del rubro y la última para anotar observaciones de interés. Las filas, como se dijo, contienen los rubros económicos y sus respectivas asignaciones presupuestales.

Formalmente, el presupuesto debe finalizar con un total de gastos mas reservas igual al total de ingresos presupuestados en la versión ya mencionada.

Cuando llegue el momento de madurez del coro como agrupación, será también el momento de haber evolucionado los presupuestos para adecuarlos a esa nueva realidad, y junto con ellos el Plan General Contable, etc. Estas son cuestiones muy pero muy importantes, no sólo para la correcta gestión del coro, sino para la confianza que debe presidir su quehacer y que se comentó en la Primera Parte. Y demás está decir, que resultará obligatorio según el régimen jurídico nacional.

La otra gran virtud que tiene una correcta elaboración de presupuestos se refiere al tema de la transparencia (tan unido al de la confianza). Con ellos no sólo seremos transparentes al planificar, sino y sobre todo, al momento de la rendición de cuentas. ¿Que hay que rendir cuentas al coro? Naturalmente. Recuerde que aunque como Director o Directora maneje Ud. las finanzas, tales dineros no son suyos personalmente, sino del grupo, y por lo tanto... ¡a rendir cuentas cada vez que corresponda! Si todo se lleva en forma transparente, correcta y honesta, no hay nada que temer y mucho por ganar.

3. Régimen de trabajo

La conducción del coro le corresponde al/la Director/a, no sólo en cuanto al acto mismo de dirigir una determinada obra musical, sino al entero quehacer de la agrupación como tal. Así, como se dijo en la Primera Parte, el Director o Directora resulta ser líder natural del coro y esto incluye, para empezar, su gestión o gerencia. Cuando el coro se transforme en profesional, crezca tanto como para formar una gran empresa cultural, será el momento de organizarse como tal, con todo un organigrama administrativo propio de ese tamaño y complejidad. Pero como estamos tratando de coros vocacionales y amateurs que recién se inician, no es necesario el contar con una Gerencia Administrativa y por lo tanto, será el Director o Directora quien asuma también esas funciones, aún y cuando pueda contar con la colaboración de algún integrante versado en la materia. Si se tiene tal integrante, será necesario prestar mucha atención a posibles conflictos de autoridad pues la tensión administración-arte no es nada despreciable (sobre todo si quien dirige es una síncopa entre Napoleón y Euterpe, o sea... la tiranía musical).

Con los principios básicos establecidos en la Primera Parte, es decir, lo referido a la naturaleza vocacional ("... porque quieren y no están obligados") y al clima y medio ambiente de trabajo, es altamente conveniente establecer un régimen adecuado. Esto significa que el coro y sus integrantes (Director o Directora incluidos) se somenten voluntariamente a un cierto sistema de reglas que están destinadas al orden y buen funcionamiento; por lo tanto no son arbitrarias y mucho menos, superabundantes. Hay dos extremos que hay que evitar: Un coro anárquico y un coro esclavizado (... ¿la galera romana?); por lo tanto, como decía Aristóteles, es necesario buscar, encontrar y aplicar el "justo medio".

Un coro anárquico significa que nunca estaremos en posición de saber con qué o con quiénes contamos para trabajar y llegado el caso, hacer una buena presentación. La anarquía se manifiesta en ausencias, desperdicio de recursos materiales y financieros, etc. Por otra parte, el coro esclavizado (y nada tiene esto que ver con el "Va pensiero..." de Nabucco), morirá muy pronto, y mientras sub-vive, sus conciertos y presentaciones comunicarán (con el lenguaje no verbal de la música) un mensaje desesperanzador que inducirá al público a una crisis de depresión melancólica involutiva que puede originar una seria demanda judicial por daños y perjuicios, además de afectar negativamente los presupuestos del Seguro Social cuando tenga que atender al público deprimido en masa.

Ese justo medio deberá plasmarse en una serie de reglas mínimas que deberán ser acordadas por el grupo (el consenso y la negociación son fundamentales en un coro vocacional) y luego explicitadas por escrito, de forma tal que todos los integrantes las conozcan y pueda facilitarse también el ingreso y rápida incorporación de integrantes nuevos. Esto no significa hacer un Reglamento con el mismo tamaño del Código Civil o la Constitución Política; más bien se parecerían, en su simpleza fundamental, a los 10 Mandamientos. Reglas claras, sencillas y pocas. No implica un régimen disciplinario (enumerando las 101 causales de expulsión del coro) sino un sistema que facilite el trabajo y EVITE (en forma profiláctica) la necesidad de expulsar a alguien. Este conjunto de reglas debe tender a cumplir la consigna de hacer un clima y medio ambiente de trabajo agradable, sano y productivo; y nótese que tan pernicioso es un régimen tiránico como ningún régimen en absoluto; otra vez: El justo medio.

En tal sentido conviene establecer reglas para, por lo menos, lo siguiente:

• Asistencia a ensayos y presentaciones (forma positiva de regular las ausencias) así como para el cumplimiento de los horarios (llegadas tardías o salidas prematuras);
• Uso y conservación de las cosas (uniformes, partituras, etc.);
• Manejo de la información relativa al coro y sus integrantes; y
• Principios de camaradería, solidaridad y mutuo apoyo (como conductas concretas a considerar)

A ese esquema de reglas se somenten todos los integrantes y el Director o Directora de primeros, pues por un lado nadie estará por encima de la ley y por otro el liderazgo se ejerce, entre otras cosas, con el ejemplo.

Muchas cosas faltan, todavía, para completar la organización administrativa, pero no se trata ahora de apabullar con muchas indicaciones. Estos artículos pretenden un esquema básico que se irá completando con el tiempo y la contribución de otros Directores y Directoras que se sumen al Programa de Apoyo. Y además de completarlo, habrá oportunidad de profundizar algunos puntos que lo ameriten.

Por lo tanto, es hora de echar un vistazo a la organización artística, lo que nos llevará a la Tercera Parte.

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